（15篇）关于档案管理机制

档案管理机制
（15篇）

篇1
1公共管理思维的档案管理意涵

“公共管理”一词对档案管理的涵义，主要体现它是一种管理实践。管理活动具有一种基本模式，这种基本模式主要包括与组织发展目标相应的制度和机制，符合规范的工作流程，绩效评价指标和评价体系。同样地，医院档案管理活动也应遵循这种一般模式。值得重视的是，与时俱进的开放性思维，对于应对时代变革给档案管理带来的挑战，积极根据环境变化调整档案管理目标和策略，和提高医院档案管理的服务水平是至关重要的。公共管理思维下的档案管理意涵还体现在“公共性”这一概念当中。行为目标的公共价值和公共责任问题是“公共性”概念所关注的内容。所谓“公共”，涵盖了最广大的人民和最广泛的社会组织，对于一项与社会大众关系密切的事业来说，它所承担的公共职责即为它的公共产品，也就是这一事业“公共性”的直接体现。对于医院档案管理的公共性，主要是指为公民或社会组织的医疗实践提供可靠的信息和有利于公民维护其切身利益的医疗档案、医学参考信息和医疗咨询服务等。公共管理的思维体现于医院档案管理工作中，就是解决医院档案资源的全面性问题。这就需要以更开放和宽广的视野扩建医院档案资源，“把体现了文明价值变迁、社会结构和功能变化和人民自身各方面建设等成果的档案资源囊括到医院档案管理中来，以满足社会全面发展对储备档案信息资源的需要[1]；”转变医疗档案管理理念，从医疗档案管理扩大至医疗档案服务，开通更多医疗档案信息和资源获取的通道和途径，丰富医院档案管理功能的多元性，提升服务水平和管理效率。另外，应该从“公共性”这一概念出发去设计医院档案管理的理念和机制这些核心内容。这是因为，公共管理思维的模式决定了档案管理活动最基本的特性和使命是追求“公共性”，根据公众的需求决定档案管理的一系列活动，以实现公共组织档案管理应有的价值。作为最典型的一类公共组织，医院档案管理的机制选择也应遵循“公共性”这一出发点。

2公共管理范式下的医院档案管理理念

2.1公共责任理念

医院这类的公共组织是指被赋予了公共责任的组织。而公共责任被许多学者认为是政府善治的关键所在。例如，有学者认为，“公共责任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提，从某种角度上来说对公共责任的承担是一种对公共管理者的保护，如果公共管理者对公共责任置若罔闻，就会陷入自我逐利的危险。作为一种典型的公共组织，履行公共责任是医院档案管理工作的基础和前提，是促进医院档案管理水平提高的内生力量，是医院档案管理具有合法性的前提。现代医院档案管理中的公共责任，与医院传统上的档案管理相比存在着明显的不同。“这主要体现在履行责任的范围上，现代医院档案管理履行的是包括社会和人民发展在内的全面的公共责任，主要是为社会和人民服务，而传统档案管理主要履行的是政治责任，主要为政治和行政管理服务[2]。”

2.2全面发展理念

全面发展的理念是指医院的档案管理事业涵盖的方面应该尽可能广泛，应以社会各项事业的全面发展作为出发点，摒弃传统上服务于编撰史料、存档研究和行政管理的档案信息建设和档案服务工作，而是从社会全面发展的角度出发进行档案资源建设。在档案管理服务的对象上，除了传统档案管理意义上的行政管理人员或其他档案信息研究者之外，还应面向最大的人民群众。因此，现代医院公共管理范式下的档案管理工作应将服务范围延伸至社会全面发展的各项事业和最广大的人民群众，这也反映了社会主义社会的本质诉求，即以最广大人民群众的根本利益为根本出发点和最终目标。

2.3公平服务理念

公平服务理念对应着社会主义核心价值观中的公正与正义。这两个词语，是政治学和社会学等学科研究所追求的核心价值观点之一，被认为是衡量文明发展进步的重要标志，是人类社会的共同目标。这一理念所代表的价值是公平正义，这一价值的本质是公共服务均等化。当医院在进行档案信息资源开放过程中，应遵循严格的时间规定按时开放，并在最大程度上允许各类社会组织和公众按规定利用医疗档案资源。相同的政策、原则和标准是医院在提供档案管理资源时应遵循的规则，切不可差异化对待服务对象，“不允许出现可以优先利用医疗档案信息的特权群体，即便是政府部门也应与普通大众按相同的规则共享资源。档案管理者对各类服务对象的服务标准和限制规定等方面也必须是相同的，这样才能真正体现服务均等化的理念[3]。”对于特殊的档案资源且因国家规定暂时不能开放的档案资源，除国家和政府管理等特殊需求外，对其他各类组织包括中外的组织或个人应当同样采取拒绝提供服务的规定，绝不可以差异化对待中外对医疗档案资源有需求的任何组织或个人。

3医院档案管理的机制选择

3.1开放机制

所谓开放，是指医院出于某种公共性的目的对档案管理工作和档案资源的开放，“即档案管理认识与实践的开放[4]。”总之，也就是档案管理思维的开放，实践的开放即档案管理活动的开放。这种机制对于医院档案管理工作具有重要的实践意义，是促使医院档案管理理念和实践活动社会化的重要途径，可以在整个社会发展的框架之中审视医院的档案管理工作，将医院档案管理纳入到社会发展和人的发展过程之中。这样一来，医院档案管理工作就可以贴近社会变迁的线索，向更远的方向和更深的层次开拓医院档案管理的视域和落脚点，摒弃传统医院档案管理的僵化体制和思维理念，为医院档案管理工作实践开拓更广阔的天地，促进调整档案管理活动的方法和方式，确立医院档案管理合法化基点。医院的档案管理实践长期以来得不到突破发展的限制因素是它的封闭性，因为封闭性的特征，“在档案信息资源集成建设、档案资源信息输送与传播和档案服务方式和方法等方面取得的进步甚微，这主要源于医院对档案管理工作的自我封锁，直接导致了医院档案管理与社会环境变迁脱节，也无法充分利用社会资源和社会发展的成果来解决档案管理实践中的问题[5]。”

3.2互动机制

所谓医院档案管理的互动机制，是指医院档案管理社会化过程中通过与其他协作部门和档案资源使用者进行经常性的互动交流，以促进医院形成社会化的档案管理方式。从医院档案管理部门与外部相关者的关系来看，“始终处于传统的档案形成、发送和接收的原始阶段，这不符合医院档案管理现代化的发展需要。与其他社会实践部门保持良好互动和共同进步的关系才是真正符合社会事业全面发展的要求[6]。”在对互动机制的研究方面，有学者认为，在人类文明发展进步的进程中，具有“共同愿景”的社会共同价值促使人类互动协作去实现他们共同的价值目标。当前我国，社会主义核心价值观所代表的“共同愿景”为我们互动协作提供了共同的价值目标。作为公共组织中的档案管理人员，我们应该根据我国社会发展的共同价值观和共同愿景，科学地将医院档案管理工作与社会愿景相结合，确定医院档案管理的战略目标、价值追求和应当履行的社会义务。同时，建立与其他社会实践主体良性的互动关系，梳理医院档案管理在这些关系中的责任与价值定位，摒弃传统档案管理封闭性的运作模式和封闭思维，立足社会全面发展的共同目标和需要，重新审视医院档案管理在社会上存在的价值和意义，促进医院依据现实需要履行社会责任。这一机制，可以使医院这一类型的公共服务组织挣脱传统管理机制所带来的负面影响，调整医院档案资源建设的目标和各个环节，补足在档案资源服务过程中的缺陷和不足，对档案资源管理和服务的重点进行调整，整合各类服务资源和提供服务的方式，促进医院档案管理为社会全面发展服务。

3.3公众参与机制

与互动机制相比，公众参与机制是实现医院档案管理公共管理范式的具体措施。传统的档案管理是没有公众参与的，这一机制之所以应当存在，是因为公众参与是实现医院档案管理公共性和社会性的本质需要。这主要包括公众对档案管理机制的选择、对档案管理水平的评价和参与档案管理问题的解决等。公众参与对公共组织的工作过程和结果评价，是推动公共服务事业向前发展所必需的手段。医院的公共性，使对其工作的评价必须是开放的且面向最广大人民群众的。医院档案管理在建立评价标准时，不仅要包括档案资源的丰富性、服务的及时性和充分性以及管理的系统性，还必须包含和体现公众对医院档案管理实践活动的建设性的意志。另外，医院档案管理活动的评价主体，必须包含具有充分代表性和最充分的社会公众，为医院档案管理实践提供合法性基础和社会动力。“所以，医院档案管理应当从社会全面发展的角度出发，依靠社会力量大力进行全社会医疗档案信息建设和档案信息化管理建设，以建立适应社会发展的医院档案资源管理体系[7]。”另外，医院档案管理部门应与信息建设部门、其他相关机构和组织合作，更广阔地开发资源，实现医疗档案资源信息的网络获得、利用和传播，进一步提高档案资源服务的水平。

参考文献

[1]马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊，2016（5）：12-13.

[2]浦晓雯，夏开建，张军朝.基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策[J].山西档案，2016（5）：59-60.

[3]刘国能.档案管理上的一次革命——从档案管理到档案信息管理[J].中国档案，2016（11）：58-59.

[4]任璐.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].管理观察，2017（32）：63-64.

[5]王晓萍.医院综合档案网络化管理的思考[J].现代医院，2011（4）：148-149.

档案管理机制篇2
关键词：档案管理机制；完善；创新

在社会发展过程中，档案充当着非常重要的角色，一定要予以重视。一直以来，因为各种不确定因素与外界干扰，导致档案管理工作存在着一定的难度，相应的规章制度也不完善，在进行具体管理的时候，存在着很多的不足。针对这样的情况，一定要加强对管理机制的完善与创新，保证管理工作的全面落实。

1 更新观念，树立档案管理全员参与意识

档案管理工作不仅是办公室人员的工作，也需要各部门人员的参与，共同完成相应的管理工作。首先，一定要提高领导意识与领导责任。档案管理水平和领导重视程度有着一定的关系，所以，一定要加强领导的检查与监督，积极参与到档案管理工作当中，不仅要提供一些自身工作档案，还要加强在人力、财力、物力等方面的投入与支持。其次，档案管理办公室的工作人员一定要负起责任，加强档案建设与管理工作。档案管理办公室的工作人员一定要积极配合领导工作，加强各类档案的整理与记录，并且进行及时记录与归档，并且进行相应的编号。最后，一定要加强各部门的协调配合，组织全员进行积极的参与。在开展档案管理工作的时候，不仅是档案管理一个部门的责任，也需要其它部门的协助，这样才可以收集更多的资料信息，并且在进行整理的时候，也可以借助其它部门的力量，有效提高工作效率，促进档案管理工作的高效、合理。

2 建设以人为本激励机制

激励实质就是满足人的需求，促进人积极的开展相关工作。在制定激励机制的时候，一定要使其符合工作需求，才可以诱发人的行为动机，实现调动积极性的目标。大部分档案管理工作人员从事的工作都是一些很少让人知道的幕后工作，相关领导与管理人员一定要遵循“以人为本”的原则，关心与关注工作人员的生活、工作、思想等，真正为工作人员解决一些实际问题，尽可能维护工作人员的亲身利益，在档案部门的内部，一定要加强“尊重知识、鼓励创新、尊重人才”理念的宣传，树立良好的工作风气，尽可能调动工作人员的积极性与工作热情。除此之外，在档案管理工作中，也可以适当的引入情感激励、竞争激励、强化激励等方式，以此来促进与调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面展开，促进档案事业的可持续发展。

3 建立规章制度，全面开展档案管理

在对档案进行管理的时候，一定要制定档案保管机制，安排专门人员进行管理，保证档案的完整性与科学性；建立档案保密机制，不可以随意扩大档案的应用范围，保证档案管理人员不会泄漏档案信息；严格档案借阅机制，只有在领导批示的情况下，才可以进行档案借阅手续的办理；明确档案鉴定机制，设立鉴定小组，对档案保管年限与等级等展开相应的鉴定，同时对鉴定后需要进行销毁的档案，一定要办理相应的批准手续；设立档案移交机制，不断健全档案的移交手续与程序；设立档案立卷归档机制，保证有价值文件与相关材料的有效保存，不会出现遗失、破损的情况。在进行立卷的时候，一定要保证书面材料的规范，正确排序，明确目录与页码，同时对保管期限进行明确的划分，保证案卷装订的整齐、美观。在进行档案移交的时候，一定要保证移交目录的准确，并且进行相应的核对，签字确认。

4 强化档案部门文化建设

在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案部门凝聚力的提高，这样才可以促进档案管理工作的全面落实。在提高档案部门凝聚力的时候，不仅和物质条件有关，与文化条件、精神条件等均有一定的关系。在档案部门文化建设过程中，一定要注意以下内容：其一，加强档案部门特色文化、价值观、精神的培育；其二，树立社会主义荣辱观，建立积极、向上、健康的部门形象；其三，制定具有部门特性的目标与发展战略；其四，构建以人为本的规章制度；其五，构建档案管理工作人员参与决策的机制；其六，创建轻松、和谐的工作环境，让工作人员进行良好的沟通与交流，进而增进彼此的关系；其七，加强对档案管理工作人员的培训与教育，不断提高工作人员的专业知识水平与业务技能，促进档案管理工作的全面落实，构建档案管理长效机制，促进档案事业的可持续发展。

5 规范操作，开展标准化运行

在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案分类，严格按照档案类型开展相应的管理工作，并且规范每一个环节的操作，实现档案管理工作的标准化。在开展档案管理工作之前，一定要对档案进行鉴别与分类，保证档案资料信息的准确性与科学性，剔除一些没有价值、重复的信息，进而为档案的后续管理工作提供了便利条件。在进行规范操作的时候，一定要加强对以下内容的注意：其一，必须保证外形统一。在建立档案的时候，一定要保证其外形的统一，进行统一的装订，采用统一的纸张等，保证档案形式符合相应规范标准的要求；其二，保证检索符号的统一。在分析档案内容的时候，一定要保证其检索符号的统一、规范；其三，保证名称的统一。在进行档案装订的时候，一定要进行科学的分类，并且进行相应的命名，规范每类档案的收集范围与命名原则；其四，保证编制统一。也就是根据案卷排列的顺序进行统一的编排，比如，根据年度、项目、月份等进行案卷的编排。在档案管理工作中，只有加强对操作的规范，才可以保证相关工作的标准化完成，进而实现档案管理机制的完善与创新。

6 结束语

总而言之，档案工作在社会各领域中发挥的作用越来越突出，为了实现信息资源的有效利用与共享，一定要加强对档案管理工作的重视，并且结合以往的工作经验，制定科学、合理、高效的档案管理机制，随着社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，根据实际情况，进行一定的完善和创新，进而实现档案管理工作的全面落实，促进社会与经济的进一步发展。

参考文献

[1]赵艺.提升企业档案管理机制――为企业知识管理体系服务[J].经营管理者，2011（09）.

档案管理机制篇3
关键词:档案管理 防灾抗灾 机制

各级档案馆中保存着大量“孤本”档案，且多数是记录在脆弱的载体材料上的，任何形式的自然灾难和人为灾害都有可能对档案文献资料造成部分损害或永久性无法弥补的破坏。如2003年4月的伊拉克战争，战火使成千上万的档案文献永远丢失;①2008年5.12汶川特大地震，北川县档案馆最珍贵的“孤本”档案《石泉县志》仍未找到②。面对各类潜在或可能遭遇的若干突发事件和灾害，如何增强档案管理防灾抗灾机制(以下简称“机制”)的协调运作，正成为当今世界档案界面临的重要研究课题。

笔者认为“机制”的建立有利于提高档案防灾抗灾工作管理效率;有利于提高措施的针对性和适用性;有利于降低成本，发挥更大效益。我们不仅需要从理论上去说明档案防灾抗灾工作的重要性，更需要从实践性、应用性上去研究，去总结经验。通过对“机制”的研究，掌握抵御灾害的措施、方法，以最大限度地延续人类社会记忆。

一、构建“机制”体系的主要内容

机制的建立是一项巨大而复杂的系统工程，一靠体制，二靠制度。这里所谓体制，主要是指档案防灾抗灾各组织机构的职能和岗位责权的调整与配置;所谓制度，广义上讲包括涉及档案防灾抗灾中国家和地方的法律、法规以及任何组织内部的规章制度。

1.建立健全“机制”的组织体系。档案机构应当建立“危机是常态”的忧患意识，把“机制”纳入日常工作体系中，应对重大灾害事故，非单一的档案部门可以应对的，需要在各级党委和政府的统一领导下，档案部门与各相关部门密切配合，通力合作。正因如此，在体制上，应建立起统一指挥、分级负责、相互协调的综合处理档案灾害的常设机构。建立健全中央至地方四级两层防灾体系，即中央、省(市)、市、县(市、区)四级，两层即为制订策略的防灾抗灾领导小组和推行防灾抗灾措施的行动小组。各小组制定相应的工作职责，并落实到具体的工作人员。

2.建立 “机制”制度体系。根据灾害的等级(大体划分为特大、重大、较大、一般四个等级)、范围(仅档案机构的单一型和涉及全社会的综合型)采取纵向救援、横向联动的协调机制。围绕灾害的三个阶段(灾前、灾中和灾后)，建立健全三大机制:一是灾前监测预警机制。在灾前预防阶段，制定防灾计划，开展对防灾抗灾知识的宣传教育，通过预案将责任落实到部门，任务到人，努力做到灾害来临之前未雨绸缪，防患于未然。二是灾中防灾抗灾机制。领导迅速决策，启动应急处置保障措施，对灾害及时反应。三是灾后恢复重建机制。及时将档案转移到安全的场所，对受灾档案采取科学的方法修复处理。根据三大机制，制定相应的法律、法规、制度和办法。

二、增强“机制”协调动作的建议与对策

1.要强化档案管理应对灾害的基础能力建设。坚实的基础设施是抵御各种风险战胜各类灾害的根本，档案管理的基础能力包含软、硬件两方面。在硬的方面，要提高档案建筑抗灾标准，其相关设施也要从防灾角度去考虑;加大档案安全技术投入力度，推广运用新技术、新工艺和新设备，改善档案安全保管条件。在软的方面，健全隐患排查监控机制，对档案库房、办公用房及周围环境进行全面细致的安全检查，定期检查档案馆建筑物的水电线路和做好相关设备检修、维护工作，发现库房漏雨、危房、防雷装置失效等不安全因素，及时采取措施，坚决消除事故隐患，确保档案安全;加强门卫管理制度，进出登记，切实有效地执行;建立科学有效的利益协调机制，善于化解档案利用者间、档案工作者间以及二者之间的矛盾，开展和谐平安档案创建活动，严防对档案工作影响较大的恶性事件发生。

2.要全方位推进综合长效“机制”建设。按照国家档案局制定的“统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则”③要求，进一步理顺“机制”，积极推进常态化、综合化。建立强有力的档案防灾抗灾管理组织体系，国家档案局要建立常设专门机构，统一指挥全国档案系统的防灾抗灾工作，将档案的防灾抗灾工作纳入各级档案部门的日常工作体系，每五年要制定档案防灾基本规划，每年要编制当年度的防灾抗灾执行计划。强化突发事件监测预警机制，目前，我国多数灾害的防范机制更多的是事后救助，而不是事前预防和预测，是被动的“撞击式”反应而不是主动出击，各级档案机构要在构建档案防灾新机制上下功夫，探索档案灾害防治工作由被动向主动转变的新观念、新思路、新办法，在做好应急处置的同时，注重事前的防范。强化应急处置综合协调联动机制和社会动员机制。防灾抗灾反应不是一种孤立的现象，档案部门在承担部门职责的同时，更加注重与相关部门构建共同责任机制，营造“合作互动”的局面，实现快速反应，高速运转，形成协调有效的应急管理工作机制。加强与水利、气象、地震、地质等相关部门的联系，建立灵敏的灾害信息联动处置系统，提高对灾害的及时反应。要积极加强档案管理防灾抗灾国际间合作和地区间合作，健全国际合作机制，及时交流信息、学习经验、联合行动，大大增强应急反应的实际效果。

3.要进一步推进档案工作应急管理法律建设，制定各项配套规定。最大限度地延长档案的寿命，不仅是档案工作者的崇高使命和艰巨任务，也是《中华人民共和国档案法》赋予每个公民应尽的义务。其一档案部门应当在国家防灾抗灾的相关法律基础上，针对档案工作特点出台一些具有专业性、技术性的法律规范。目前，国家档案局制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》还远远不够，应当完善法律法规，并制定配套规定，完善具体制度。在档案管理防灾抗灾中建立完备的法律支撑体系，对与防灾抗灾有关的一些重大事项做出比较明确的规定，如各级政府、档案机构乃至公民对于档案管理防灾抗灾所负有的责任、防灾抗灾规划的制定、发生灾害后的应急程序和职责所在等等。完备的法律体系为档案防灾抗灾提供法律保障和制度规范，有利于“机制”的有效运行。其二要做好相关法律的宣传普及工作，增强履行档案管理防灾抗灾法律所规定的责任和义务的自觉性。其三要加强贯彻实施情况的监督检查，确保“机制”依法开展，落到实处。

4.要健全档案工作应急管理保障体系。一是加强档案应急队伍建设，建议在全国“防灾减灾日”这天，档案部门要开展普及档案防灾抗灾知识的教育和受灾档案的抢救修复技术讲座，举办防灾抗灾演习和训练，增强档案工作者的灾害预防意识。建立专家组，让他们参与组织重大灾害救援的技术指导，培养一支业务精湛、训练有素、作风过硬的应急救援专业化队伍。二是加大资金投入，每年适度安排专项资金，建立救灾资金应急拨付机制，确保24小时内将各项救灾措施落实到位，档案灾害得到及时救护。三是加强物资储备，档案机构应按照档案馆建筑设计规范的要求，设置必要的安全防护设施，配备自动报警、灭火、去湿、消毒、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。

5.运用科学方法，积极做好灾后档案的抢救和保护工作。国家档案局要及时派出档案保护方面的专家到灾区指导灾后的档案抢救和保护工作。对于受灾较重、库房坍塌、档案被埋的要及时与抗震救灾指挥部门沟通，取得他们支持，尽早将档案抢救出来，转移到安全地带。对于库房开裂，装具损坏的，要根据实际情况，在确保人员安全的前提下，尽可能地将档案转移出来，妥善保管。对于不同的受损材料和水淹材料，在档案保护专家的指导下，采取不同的科学处理方法。特别是对水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。

6.进一步完善异地档案灾害备份管理制度。每个档案机构应推行历史档案分级保护，建立极其重要档案名册，制定极其重要档案的保护计划。建议一个档案机构的1%至7%可作为极其重要的档案，对馆藏中最珍贵的历史档案，建立本地特藏室，实行特殊的保管方式和保护措施，同时，异地保存极其重要档案的复本，并定期更新。缩微和出版极其重要档案也是切实可行的异地备份保存方式。随着电子政务工程的推进，各地方政府还可以创建“电子政务灾难备份中心”，以降低电子政务信息的灾害风险。为维护我国档案信息数据的安全，政府应尽早颁布可维护数据灾备市场诚信度的法规与制约措施，创建我国档案信息数据远端异地灾备平台或基地。

7.建立档案信息处理机制，发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。各级档案馆和机关档案室要打破常规、特事特办，将抗震救灾工作急需的工程图纸、建筑蓝图、城市地图、地下管线、人口户籍以及单位人员名册等档案主动提供给抗震救灾指挥部门。档案部门要坚守岗位、及时服务，做到抗震救灾需要什么档案资料，就提供什么档案资料，充分发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。

注 释:

①侯怡敏.论灾难预防对档案保护的重要性.兰台世界， 2007年3月下半月.

②新浪网finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.

③国家档案局.档案工作突发事件应急处置管理办法.中国档案报，2008年10月2日第二版

参考文献

1.马翀.历史档案分级保护体系构建初探.档案学研究，2007(3).

2.国际档案理事会.档案馆灾害预防控制指南.中国档案报，2008年5月29日第三版.

3.刘家真，许杰.影响我国数字信息长期保存问题与解决方案.档案学研究，2008(4).

档案管理机制篇4
[关键词] 新时期； 学生； 档案管理； 管理机制； 创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 – 0194 . 2014 . 01. 075

[中图分类号] G271 [文献标识码] *** [文章编号] 1673 – 0194（2014）01- 0133- 01

随着经济的发展和社会的进步，新时期学生档案管理工作面临着新的挑战。在新时期学生档案管理工作中，为了不断适应时代的变化，要改变过去的管理机制，坚持管理创新，提高学生档案管理工作的效率。

1 坚持在信息管理上创新

目前，部分单位的学生档案管理基本上还处于手工操作阶段，一些现代化的管理方法和手段没有很好地得到运用。传统的手工管理方法使工作人员劳动强度大，工作效率低，没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值，人事档案动态管理效果甚微。因此，要从信息资源的角度看待学生人事档案，用信息管理的方法创新学生档案工作，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现学生档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，进一步提高学生档案工作的现代化水平。

1.1 加大硬件投入力度

改善档案工作的环境和基础设施是提高工作质量的基本保证。《学生档案工作条例》对学生档案的保管提出了明确要求，对库房面积、设施及所需器材作了具体规定，这是保证档案安全和科学管理的必备条件。要创造条件，实行档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开。要配备必要设施，达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光）要求，特别是要在档案室配备空调、去湿机使库房内保持符合要求的温度和湿度。要配置统一的现代硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪、碎纸机等设备，只有硬件到位了，才能运用计算机进行学生档案日常管理，使硬件建设跃上新的台阶。

1.2 探索建立软件管理系统

逐步探索建立学生人事档案数据库系统，充分发挥信息管理更易保存、查询、修改的优势。建立学生人事档案管理系统，通过现代硬件设备进行相应的技术处理，把考察材料、任职文件、照片等转化成电子文件，上传至学生人事档案数据库系统，实现人事档案纸质与数据格式并存，减少纸质案卷因长期使用而损坏所造成的影响；建立学生信息管理系统，将学生人事档案的一些基本信息通过专门的学生人事信息软件输入，制作形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转；建立学生人事档案检索库和学生人事档案目录库，将管理范围内的学生档案号和档案目录全部录入库内，有效地提高查（借）阅学生档案的工作效率；建立学生人事档案网络化管理体系，实施学生人事档案的分级管理；逐层逐级建立学生人事档案局域网，实行学生档案的网络化管理，进一步提高学生档案工作效率和服务质量。

1.3 扩大信息采集范围

目前，学生档案信息采集大多停留在原有的基础上，远落后于时代的要求。可尝试适当扩大信息收集范围，对管理权限内的学生的基本情况、学历、学习简历、奖惩情况、年度考核情况、家庭成员、学习中的表现等信息，分为业绩档案、能力档案、认可档案、考察档案、成果档案等类别，经过严格审查，最后全部录入系统。要认真细致地做好采集、制作、分类、存储等各个环节的工作，保证数据准确、真实、规范、统一。对变动的学生信息及时进行更新维护，做到随变随改、随动随调，确保学生信息的准确性和实时性。

2 坚持在工作制度上创新

学生人事档案工作头绪多、琐碎繁杂，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。应结合学生档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，在落实中把好关口，不断提高档案工作质量和服务水平。

2.1 坚持在健全完善制度上求“全”

要编印下发学生人事档案管理制度汇编，收集有关制度及文件装订成册，使档案管理工作有章可循，逐步实现制度化。要根据有关学生人事档案工作法规与有关工作条例，结合本地实际，不断完善、修订、健全学生人事档案材料的档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范学生档案的管理提供政策依据。要针对日常管理工作需要，建立完善《学生档案查（借）阅登记簿》、《接收学生档案登记簿》、《移交学生档案材料登记簿》等各种登记簿册，为学生人事档案走上制度化和规范化的轨道奠定坚实基础。

2.2 坚持在执行制度上求“严”

要注重档案材料归档的及时性，各单位负责档案工作的人员要严格执行收集整理材料工作制度，主动与档案管理部门联系，做到及时做好档案材料报送工作；档案管理部门要严格执行定期整理档案工作制度，分批分次对学生人事档案材料进行归档、分类、整理、审核，做到不拖延、不积压、认真鉴别。要注重档案材料的完整性，在对学生人事档案材料进行归档过程中，要本着完整、真实、条理、精练、实用的要求，对档案中缺少的材料一一登记在册并进行补齐补全，确保学生人事档案材料完备，与实际情况同步；要注重档案材料的真实性，抓好档案审核、转递、利用等关键环节，及时发现并纠正学生档案内容失真的问题，确保档案真实可靠，维护学生档案工作的严肃性。

档案管理机制篇5
关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制探究

一、引言

伴随着信息化技术的快速发展，人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求，不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化，更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理，制定科学合理的管理机制，为管理系统的安全运行提供保障。

二、强化安全管理理念的运行

众所周知，理念具有先导性作用。随着网络的不断发展，网络安全隐患问题层出不穷，因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患，进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理，制定科学合理的安全管理机制，安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作，增强其管理专业知识，始终在脑海中形成安全管理的理念，只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障，只有确保电子公文档案在规范的环境下运行，才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作，电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度，同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作，使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如，对于管理人员而言，必须对管理人员的使用权限加以确定，切勿随意登记电子公文档案管理系统，避免出现人为因素。除此之外，还需加强对物理隔离模式的应用，严格执行身份认证制度，禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统，同时还必须加强对制度执行力的监督，避免是安全管理制度有名无实。

四、加强安全管理系统的建设

对于电子公文档案的管理而言，只有加强各部门之间的协调配合，才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位，其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成，而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合，全部纳入到安全管理体系中，以避免出现安全管理漏洞。除此之外，还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性，避免使安全管理出现“空白点”，以此来真正发挥安全管理体系的作用。

五、加强数据库的安全建设

所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面，对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权，对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时，可根据相应的日志文件对原因进行查找，并进行恢复，同时还可对数据库进行备份，便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限，即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户（如图1所示的用户权限图）。系统管理员拥有最高的系统管理权限，只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员，以实现对电子公文档案的有效管理，若未经过系统管理员的授权，则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统，使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。

六、加强应用程序安全的管理

应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心，只有从源头上杜绝安全隐患的出现，才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统，然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库，并建立严格的使用权限。为确保系统的安全，管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档，数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中，使其真正成为不可被删除的档案，为日后管理人员的查看提供便利，最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外，为确保系统的安全运行，电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件，使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。

七、拓展安全管理的内容

若想加强电子公文档案的管理，除做好日常的管理工作外，还必须对安全管理内容进行拓展，以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标，安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作，只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用，各部门各司其职并加强沟通，对于安全隐患及时的发现并排除，尤其是在数据安全方面，管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份，实现“三管齐下”。

八、结束语

综上所述，电子公文档案管理是档案管理的重要内容，与纸质档案共同构成了档案管理体系，虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用，然而对于其中存在问题也不容忽视，只有加强全方位的安全管理，才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。

参考文献：

[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

档案管理机制篇6
关键词：医院档案；管理弊端；对策；长效机制

医院档案是各级医疗卫生单位日常业务活动的真实记录，是医院宝贵的物质财富，是回顾过去、开创未来的重要资料依据。因此，加强医院档案管理工作对医院日常工作的开展和事业的发展都有着重要的现实意义和深远的历史意义。

1 目前大部分医院档案管理存在的弊端

（一）医院档案管理与医疗、教学、科研都有着紧密的联系，互相之间不可分割。加强医院档案管理工作，提高各级领导对档案工作重要性的认识，是做好医院档案工作的前提和保证。争取领导重视，明确主导思想，建立符合医院实际需要的健全的档案管理机构，机构的设置要有利于档案工作。在此基础上集中统 一管理，建立健全工作制度，将医院档案管理纳入医院整体管理系统之中。将档案工作的内容纳入到各级领导干部的岗位责任制，将档案材料的规范化、收集的及时性等作为个人年度考核、升职、评优、评先等条件之一，以提高归档工作的质量和效率。 利用档案管理工作协调网，加强宣传工作，从领导到医院全体医务人员都认识到档案的潜在价值以及档案信息带来的社会效益和经济效益，明确医院档案是“取之于我，用之于我，功在医院，利在个人”，增强全院职工档案意识，给收集归档工作创造良好的环境。同时档案人员也要熟悉医院档案材料的运行规律，掌握各种线索，循序渐进，广泛收集，为医院档案实行集中统一管理打好基础。

（二）医疗单位存在大多数中层干部对档案管理意识不强的问题，不注重留取和移交本部门的档案资料；档案管理人员大多不是档案专业出身，业务知识匮乏，有的档案人员还身兼医院其他工作，档案管理精力达不到要求，再加上档案室岗位人员不固定，经常轮转，人员的专业知识和相关专业知识都比较欠缺。

（三）医疗单位多数办公用房都为临床用房，行政科室办公用房普遍紧张，档案室面积多数不达标。此外，由于重视不够，档案管理投入设备相对陈旧，计算机功能仅能实现保存和检索资料信息作用，难以实现整个医脘档案信息有效开发和共享功效。

（四）医院档案收集整理存在许多问题。还有医院档案的收集与编研是相辅相成的，只收集不编研就会 形成杂乱无章的材料堆，用时非常麻烦。因此，必须强化档案的编研工作，将所收集的档案资料分类整理，按类别归档，并标明出处、时间和类别。另外要突出重点，将重要档案资料重点保管，使档案服务对象明确，针对性强，真正发挥档案在医院发展 中的引导作用。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会[1]。

（五）目前多数医疗单位的档案管理并没有结合自身特点和需求体现出医院档案管理的特殊性，且大部分医院只注重收集和整理，而忽略了信息资源的开发和利用，不能充分体现医院档案管理的价值所在。

2 医院档案管理对策

（一）人员对策医疗单位应通过会议、培训、参观学习等 多种形式来宣传呼吁档案工作的重要性，提高全员档案管理意识。同时，要重视档案人员的专业技术培养，不断提高档案队伍业务水平。可将档案管理纳人年终的目标考核，凡是归档不达标的科室要予以扣罚绩效奖励。

档案工作是文化水平、专业知识要求较{的一门技术性工作。为了确保档案管理质量，档案管理人员必须要有高度的工 作责任感；要具有一定的科学技术、文化知识水平和管理能力；要全面掌握档案专业知识，熟悉相关专业技术知识。因此，加强档案人员培训，提高档案管理人员自身素质是提高档案管理质 量的保证。可以采取在职自学、短期培训、函授学习、外出进修、院校培养等多种方式，还可以邀请档案专家来医院指导讲课，组 织档案员到先进单位参观学习，努力提{管理人员的业务水平，使档案管理人员的整体素质和工作能力不断提{，为医院档案 管理打下扎实的基础。

（二）要加强档案管理的设备投人，配备必要的 档案装备和工具，按照实际需要建造独立档案室，确保室内 温湿度达标，采用防磁柜、密集柜等保存档案，更新档案管 理工具，提{管理技术，应用现代化信息技术，设计和使用 符合医院实际的档案管理软件，并纳人医院办公自动化系统，确保档案信息安全。

（三）医疗单位应建立完善的档案管理制度，明确归档立卷要求，通过多种渠道扩大档案收集范围，确保档案资料收集的完整、准确和齐全。医院档案的性质和特点决定了材料的构成和形式不同于其 他档案。比如我院的个人档案在收集各种毕业证书、资格证书等材料时，应以复印件归档；而设备档案、基建档案和科研档案 则要求以原件归档。另外对调出或调人的人员，做到“档随人走，档如其人”，避免因档案转移不及时产生“有档无人，有人无档”现象，防止编造、篡改档案等行为。对新分配的人员，必须在 规定时间内建档，保证档案资料的延续性和完整性。档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行规定的档案制度，扩大档案材料的收集范围，把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档，不断拓展收集渠道，全方位开展对各种有用资料、文件的收集，确保档案的完整、准确、齐全，丰富优化室藏。

（四）方法对策医疗单位要完善自身档案管理制度，建立档案工作的标准体系，把档案管理纳人各科室岗位职责，建立科室年度档案达标的目标管理机制，逐步规范档案管理。同时，要充分发挥档案的使用价值，必要时进行二次汇编，为临床科研和行政管理提供参考依据，在医院建设、行政管 理和临床科研中发挥档案应有的作用和价值。编写专题汇编，如《治疗方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等，给全院提供多层次、多方面、有实效的信息，为临床科研、行政管理提供参考，使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密。

（五）除此之外还要搞好医院档案编研工作实现档案管理现代化建设

档案信息的价值只有通过档案用户的使用才能体现出来，因此，档案部门的工作重点要围绕档案用户的需求进行输送、传递。引进现代化的管理技术和新设备，利用微机进行信息管理。将计算机应用于医院档案管理，实现建档、储存、检索微机化，然后向网络化发展，逐步把缩微光盘等高新技术应用于医院档案管理中，最终达到医院档案管理自动化的目标，真正体现出档案的价值。运用多媒体技术进行现代化管理工作，使档案管理水平提高到一个新的水平，大大缩小了档案工作与社会发展水平、相邻职业之间存在的差距.

综上所述，医院档案管理涉及到医院行政职能科室和临床科室多方面的内容，是医院管理的重要组成部分，也是医院管理的手段之一，它具有存史、资治、助研、信证、宣教、传承医院理念、积淀医院文化等多种作用。对医院来说，如何管理好各类档 案，建立相应的长效机制，使其科学{效地为医疗、科研等 各项工作提供有力保证，是基层档案管理者需要思考的问题。在医疗卫生事业快速发展的大时代下，医院档案管理的重要性日益突出，医务人员必须更新档案管理理念，加强设备投人和专业人员培训，积极调动医院各科室参与配合，提高档案服务水平，这样才能更好地为医院整体发展和管理提供更好的服务。

档案管理机制篇7
1概念与作用

卫生监督档案或称卫生管理资料档案，是论述和反映单位在管理活动过程中，通过卫生管理人员及领导层开展卫生管理活动所形成的文字和文件材料，是卫生监督单位开展卫生管理工作的真实记录，经过卫生管理人员的收集、整理，并按照归档制度进行归档，反映了单位在卫生管理工作的活动历程，不仅具有现实的使用价值，还具有长期卫生监督管理工作查考和历史凭证等作用。

2卫生管理制度

监督单位的卫生管理工作主要体现在卫生监督管理制度的制订和落实，还包括组织管理机构与卫生监督管理人员的设置、职工健康检查和卫生监督知识培训等方面资料。根据其管理的全部内容及项目，确定资料归入卫生监督档案。而建立完善的卫生管理制度是单位落实上级布置任务的基本前提，不同类型和规模的监督单位，应制订相应的卫生监督管理制度;除此之外还包括党务管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建设制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。对外则应包括:卫生检查、奖罚等制度与预防食物中毒卫生管理制度、生产车间卫生制度、产品检验制度与产品留样制度、设备清洗消毒制度、检验室工作制度、卫生管理人员监管制度、卫生档案的整理归档及其他相关的卫生管理制度。

3管理办法的规定

本局在制定管理制度的同时也制订了卫生监督管理办法，主要参考了国家档案法的规定，各个科室都有了档案管理的分工。整理卫生档案一般按如下要求进行整理后归档:

(1)按照不同的内容分类，如制度类、文件类、证件类、卫生监督、监测类、索证类等进行归档。

(2)按照时间顺序分类，将每年的资料按时间先后顺序分类归档。

(3)各类卫生档案应保存3年备查，并根据其重要程度和上级要求，有的资料保存的时间还要更长些。有的要求保存达10～30年。

(4)卫生监督档案整理工作，需要卫生管理人员按照一定的原则和方法，对卫生管理的资料进行系统的整理，并通过编目将其内容与成份揭示出来。

(5)要建立健全文件材料归档制度，把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责，作为考核的重要内容。还要注意卫生监督信息的审核［1］。

(6)在各项工作活动中形成的文件材料，要按规定在第二年初将应归档的文件材料进行系统整理，由科室负责人审定后归档。专项工作如卫生监督检查、公共卫生突发事件、卫生质量抽检、专题调查、会议、培训、宣传等重要活动待结束或告一段落时，及时做出总结，及时归档。

档案管理机制篇8
我国科技档案管理体制建设的基本原则是严格按照档案管理的要求，同时借鉴国外的先进经验以及我国的实际情况，从而构建起科学合理的科技档案管理体制机制。该机制是一个比较复杂的系统主要包括思想意识、标准规范、管理模式、经费投入等，为了完善我国科技档案管理体制，就应该将提高意识为主要前提，其次优化组织体系与管理模式。我国科技档案管理体制还存在很多问题：1.档案管理思想意识比较落后。相关单位的领导与工作人员管理意识比较薄弱，只有更好的开发与利用才能实现其价值，在现实工作中有很多部门与工作人员都保持传统的观念，往往比较重视纸质的档案而轻视电子档案。2.运行机制缺乏科学性。要想使管理制度更好的实行还需要专业主管机关领导对档案管理的重视。3.科技档案收集管理难度较大。由于很多科技工作者都担心自己的知识产权受到他人侵害，因此在完成相关科研项目之后都会将自己的成果据为已有，同时档案工作人员对该领域的知识也比较缺乏，因此档案管理制度始终得不到落实。针对以上这些问题，本文就对科技档案管理体制机制建设的过程以及完善路径进行详细阐述。

2 科技档案管理体制机制建设的完善路径

2.1 树立新型的科技档案观

做好科技档案工作的前提就是增强档案意识，国家与各部门可以通过不同方式来加强宣传教育，不仅要从思想上重视科技档案，同时还要将科技档案归入到实际日程中，让各部门与员工共同进步，真正从行动上重视科技档案工作。在过去，人们提到档案首先想到的是一种凭证，该凭证是具有一定的法律价值的，由于不同的档案应用的场合不同所以应该形成一套严格的制度，科技档案有着很强的技术性其中包含了大量的知识，是国家相关部门最重要的资产。我国科技领域以及档案领域正在努力树立起档案资产观念，将此档案纳入到国家资源管理中便于以后档案的登记、查找等。科技档案可以通过开发来实现其价值，而科技档案管理的最终目标也是为了更好的服务于科技生产、管理方面。在管理过程中要以用户为中心将全部精力都投入到科技档案的开发中，充分满足不同工作者的需求程度，也使科技档案得到更好的开发与利用。目前已经将科技档案开发利用率作为科技成果评价最主要的标准之一。对电子档案的信任可以通过宣传教育让人们意识到信息的易变性与识读性，电子档案也可以与纸质档案一样作为证据被保存下来，因此我国应该进一步修改完善档案管理的相关法律制度，最终验收其成果。

2.2 健全档案工作制度体系

为了配合我国科技档案法律制度的贯彻与落实，国家档案局以及相关部门，例如教育部、卫生部、城乡建设部、农业部、中国气象局、中国科学院、国家自然科学基金委员会以及国家食品药品监督局等等，共同联合起来制定或修改各专业领域的规章制度。科技档案是科技管理的重要产物也是重要组成部分，作为科技管理的基础工作，应该将其纳入到科技管理法律法规体系中。根据科学技术档案工作条例中按照专业实行统一管理的原则，例如城市建设档案工作由建设部门直接管理，国家档案局也应该根据档案法来实施相应的办法，企业档案管理工作改?橛晒?务院进行监督主管之后，国家还有职责与权利来管理中央企业档案工作，各专业主管部门应接受国家档案局的指示与检查，积极配合档案局的工作共同促进本专业系统档案工作的发展。

2.3 建立科技档案管理的纳入机制

首先应该纳入国家创新体系，将各类科技资源、科技文献以及科学数据等条件平台建设，同时加快健全共享的服务管理模式，制定出相应的评价标准与奖惩方法，构建起国家财政与资金配置方法，利用这些资金可以购置更多更好的科研仪器设备，防止出现重复购置以及闲置浪费的现象发生，对加快建立统一管理数据库与科技报告制度有很大的帮助。在国家创新体系中，将科技档案列入到科技资源的范围之内，从而实现科技档案的科学配置与高效利用

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