某公司合同管理合规操作指引（2024示范模板）

某公司合同管理合规操作指引（2024示范模板）
　　　　某公司合同管理合规操作指引（2024示范模板）
　　　　第一章?总则
　　　　第一条??为规范×××公司（以下简称“公司”）合同管理工作，实现公司合同管理的制度化、规范化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等有关法律、法规及《×××公司章程》等规定，结合公司实际情况，制定本指引。
　　　　第二条??公司适用本指引。公司所出资企业、实际控制企业参照执行本办法。
　　　　公司所出资企业是指公司全资子公司和控股公司。
　　　　公司实际控制企业是指公司不直接持有股权，但通过投资关系、协议或者其他安排，能够实际支配其行为的公司。
　　　　第三条??本指引所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其他平等主体（自然人、法人、非法人组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，以及具有法律约束力的备忘录或其他具有合同效力的文件等。
　　　　订单是采购方向供货方发出的定货凭据。订单上约定了标的物品种、价格、质量、数量、履行方式、履行时间等内容，经双方达成合意后与合同具有同等法律效力。
　　　　第四条??本指引所称合同不包括劳动合同和劳务派遣合同。
　　　　第五条??本指引所称合同管理，是指公司对合同的起草、评审、签订、履行、变更、转让、解除、终止、归档以及监督检查等实施的一系列行为。
　　　　合同管理工作的基本要求是：
　　　　（一）规范合同文本，依法确定双方当事人的权利义务，并最大限度维护公司利益；
　　　　（二）严格审批程序，按照制度规定履行程序，全面评估风险并将风险控制在可接受的范围内；
　　　　（三）有效监控过程，加强对合同履行的监督检查，保证合同履行全过程处于可控状态；
　　　　（四）及时处理纠纷，依法最大限度地采取有效措施避免和挽回损失。
　　　　第六条??公司应当按照合同管理的规定，严格把控合同审批、订立、履行、变更、解除等环节，实现合同全流程管理，强化合同履行控制，提高合同管理效率。
　　　　第二章?管理机构及职责
　　　　第七条??公司实行统一授权、分级管理、分工负责的合同管理体制。
　　　　公司总经理组织领导公司合同管理工作，其他高级管理人员对分管工作范围内的合同管理工作负领导责任。
　　　　第八条??公司的合同管理机构包括合同管理部门、合同审核部门、合同承办部门（单位）、综合办公室等。
　　　　第九条??公司风险合规部（可据实确定，下同）是合同管理部门，履行以下职责：
　　　　（一）宣传贯彻与合同有关的法律、法规和规章；
　　　　（二）拟订并组织实施合同管理制度；
　　　　（三）参与重大合同项目的可行性研究、谈判；
　　　　（四）负责合同订立、变更、解除的法律审核，负责组织或协助制订、修改、发布、更新并指导适用合同示范文本；
　　　　（五）建立合同管理台账；
　　　　（六）审查、制作法定代表人授权委托书；
　　　　（七）办理因合同纠纷产生的法律案件；
　　　　（八）监督、检查合同管理制度的执行，向公司领导及相关部门反映合同管理情况，并提出建议。
　　　　第十条??公司风险合规部、财务管理中心（可据实确定，下同）是合同审核部门，履行以下职责：
　　　　（一）风险合规部审核事项
　　　　1.审核合同的合法性、合规性，包括合同条款是否合法、合规，合同内容是否损害国家、集体、第三人利益和社会公益，是否以合法形式掩盖非法目的；
　　　　2.审核合同的规范性，包括合同条款是否完备、合同用语是否规范、文字表达是否清晰、逻辑是否前后一致等；
　　　　3.审核合同权益，包括合同权利义务是否相适应，合同条款是否充分，是否依法争取公司权益等。
　　　　（二）财务管理中心审核事项
　　　　1.审核合同涉及资金的使用是否符合公司统一的资金调度计划；
　　　　2.审核合同金额、支付方式等条款的合理性和合法性；
　　　　3.审核合同税务相关条款的合理性和合法性；
　　　　4.其他部门职责相关的审核事项。
　　　　第十一条??公司负责合同实施的部门或单位是合同承办部门（单位），负责本部门（单位）职责范围内的合同管理，履行以下职责：
　　　　（一）负责合同对方及担保方签约资格和履约能力等资信情况的调查核实；
　　　　（二）组织合同项目谈判，起草合同文本，对合同的合法合规性、经济可行性、技术可行性等负责；
　　　　（三）按照招投标管理的相关规定履行相关程序，并将中标通知书作为合同评审的相关资料一并上报；
　　　　（四）按照公司党委会、董事会、办公会的议事规则，需要先履行会议决策程序的，应将决议结果作为合同评审的相关资料一并上报；
　　　　（五）办理合同授权委托申请；
　　　　（六）负责报审合同谈判背景相关书面资料的全盘交底；
　　　　（七）负责承办合同的谈判、起草、签订、履行、变更、解除等相关工作，负责将经办的合同数据及时、准确、规范地录入合同管理系统，或按风险合规部的要求汇总报备；
　　　　（八）负责审查涉及关联交易合同的合规性；
　　　　（九）负责承办合同的台账、数据统计、资料收集和档案管理；
　　　　（十）负责处理合同纠纷，在合同管理部门和律师指导下收集整理有关证据材料；
　　　　（十一）其他有关职责。
　　　　第十二条??公司综合办公室（可据实确定，下同）为合同档案的管理部门，合同承办部门须将当事人双方签字、盖章生效的合同原件随即交综合办公室存档。否则，因合同原件丢失、损毁等情况导致的一切后果，由合同承办部门承担。
　　　　第十三条??合同内容涉及其他职能部门职责的，相关职能部门应当按照职责分工对合同有关条款的合法性、可行性进行审查，并提出具体审查会签意见。
　　　　第十四条??合同管理部门和（或）审核部门同时也是承办部门（单位）的，同时履行合同承办部门（单位）的相关职责。
　　　　第十五条??合同承办人员是指具体承办合同项目的业务人员，根据合同承办部门（单位）合同管理职责和具体安排开展工作。
　　　　第十六条??各合同管理机构及相关人员应当保守合同所涉及的商业秘密、技术秘密或其他相关秘密。
　　　　第三章?合同的订立
　　　　第十七条??合同的订立应当遵守国家的法律、行政法规，遵守公司规章制度。
　　　　第十八条??合同的订立应当符合公司预算管理、供销管理、投资管理和招投标管理等有关规定。
　　　　第十九条??订立合同应当采用书面形式，利用信件和数据电文等其他形式订立合同的，应当在订立合同后及时根据信件和数据电文等文件的内容制订、签署正式的书面合同，或者以书面形式对合同内容进行确认。
　　　　原则上不得以传真形式签署合同。如确有必要以传真形式签署合同，应当在合同条款中明确传真件与原件具有同等法律效力，确保传真件的真实性，并及时取得对方签字盖章的原件。
　　　　第二十条??签订合同应当优先使用公司合同范本。各部门、公司所出资企业、实际控制企业和子公司应当及时总结生产经营中使用的合同文本，起草本业务板块或者本企业的合同范本，经公司合同审核部门确认后，形成合同范本，纳入公司合同范本库。
　　　　如无公司标准示范合同文本，合同的起草工作应当争取由公司或以公司为主承担，语言应严谨、简练、准确，条款齐全，权利义务清楚，如不得不使用业务对方提供的合同文本的，合同承办部门应当进行审查修改，按照公司规定组织评审。
　　　　第二十一条??合同正式文本应当打印或印刷制成。合同文本应使用中文，或至少应当制作中文文本。
　　　　第二十二条??合同承办部门（单位）及经办人负责了解和审查合同对方的主体资格、资质、履约能力等资信情况，包括但不限于：
　　　　（一）应具备签订合同的主体资格，能以自身名义签订合同，具有经年检有效的营业执照，经营范围能够充分满足合同项目的需要；
　　　　（二）涉及专营许可或法律法规规定的资质（等级）要求的，应具备相应的有效许可证书、资质（等级）证书；
　　　　（三）由代理人代为订立合同的，应具备真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书和代理人身份证明；
　　　　（四）应具备相应的履约能力，必要时可要求对方出具资产负债表、资金证明、注册会计师出具的验资报告等；
　　　　（五）履约信用良好，主要审查对方对履行合同产生重大不利影响的经济纠纷、犯罪案件、司法判决、裁定、具体行政行为或其他法律程序等相关情形；
　　　　（六）通过招标方式确定合同当事人的，应当有生效的中标通知书；
　　　　（七）担保资格和担保能力；
　　　　（八）与合同签订、履行相关的其他情况。
　　　　合同承办部门（单位）除了解、审查合同对方的资信情况外，还应关注其经营情况。
　　　　第二十三条??合同承办部门（单位）应当根据合同项目的实际情况，组织合同审核部门及其他相关部门的人员参加合同谈判。
　　　　谈判前，合同承办部门（单位）应召集并主持准备会议，确定谈判方案，组织谈判小组，统一谈判意见。
　　　　第二十四条??合同承办部门（单位）可根据实际需要制作准备会会议纪要，并经全体参会人员签字确认，列入合同档案。
　　　　会议纪要主要记载内容如下：
　　　　（一）会议召开的时间和地点；
　　　　（二）召集人、参会人员名单；
　　　　（三）各参会人员意见；
　　　　（四）会议主题，明确合同的内容；
　　　　（五）会议最终确定方案；
　　　　（六）个别人员声明保留的意见；
　　　　（七）需要向有关领导汇报的事项；
　　　　（八）其他需记载的事项。
　　　　第二十五条??参与合同谈判的各部门应相互配合，相互协作。
　　　　对外发表谈判观点应协商统一，各谈判人员不得随意向对方发表不同意见。
　　　　第二十六条??合同谈判对方要求提供有关资料的，合同承办部门（单位）经与相关部门协商后，统一对外出具。
　　　　其他人员不得自行向谈判对方提供有关资料。
　　　　第二十七条??合同文本应当包括合同双方的名称和住所、法定代表人、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限和地点、履行方式、违约责任、解决争议的方法等内容，条款齐备、内容具体，用语规范、严谨、简练、准确。
　　　　第二十八条??合同文本为外文的，应当同时附上与原意符合的中文版本。
　　　　第四章?合同的评审
　　　　第二十九条??公司实行合同审查、审核、审批制度。
　　　　合同文本提交相关部门组织审核之前，合同承办部门（单位）应当首先进行审查，确保合同内容符合相关管理规定和业务审批要求，主从合同及附件齐全，合同填写准确规范。
　　　　第三十条??合同承办部门（单位）应提请合同评审，将合同文本及相关附件，报送合同审核部门审核，按照合同审批分级授权设置报领导审批。
　　　　风险合规部、财务管理中心为合同审核部门。合同承办部门（单位）、合同审核部门和公司领导可以根据合同实际情况增加审核部门，增加的审核部门根据其部门职责对合同进行审核。
审核部门审查合同需提出明确意见，要求修改或者否定的意见需说明理由。合同承办部门（单位）认可修改意见，需按照意见修订合同条款；不认可修改意

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