关于信息时代高校档案理工作面临的问题与对策

投稿用户 • 2024年3月28日 am12:26 • 范文大全 • 阅读 43

　　　　档案是高校工作顺利推进的重要保障，也是保存科研资料和人事资料的必要举措。随着信息化的持续深入，高校必须响应时代发展和国家战略要求，积极推动档案管理工作的信息化转型，兼容数字化、信息化和智能化等新的发展方向，科学分析当前高校档案管理工作存在的问题，并提出有效的应对举措。
　　　　一、信息时代高校档案管理工作的变化
　　　　从档案管理的实际工作来看，高校档案管理工作需要在收集学校管理人员基本信息、理清责任链条、强化制度管理和保障关键资料安全的基础上，详细梳理档案内容，形成能够适应精细化管理和高效查阅需求的现代档案管理体系。信息技术的发展为高校档案管理工作的集约化、精细化发展提供了有力支持，高校可以搭建专业的管理架构，从可持续利用和安全存储等角度，最大限度地发挥高校档案的实际价值，还可以基于服务性和政治性等考虑，分类归档资料内容，对不同性质和价值的资料采取差异化的管理举措。
　　　　信息时代的发展为高校档案管理工作带来了新的挑战，也为其提供了更高效的应用工具。随着信息化建设与高校基础设施建设的深度融合，高校档案管理信息化转型也成为教育资源信息网络构建的重要组成部分。全国高校高度重视档案管理工作的信息化改革，高校档案管理工作也发挥着越来越重要的作用。
　　　　例如，近年来，国内高校与国际院校的学术交流和人才合作培养，已经基本实现了信息化互通和无纸化文件资料传输，档案管理信息化改革为国内高校加强国际学术交流和专业人才培养提供了更为便捷的途径；此外，国内毕业生就业推介、科技成果转化、咨询服务、出国留学档案管理服务和信息查询等多元化的档案管理要求，使高校档案信息量快速增长。出于提升管理效率并增强办学活力的实际要求，提升学校办学硬实力与软实力的信息化改革备受高校关注，信息时代，高校档案管理工作的转型对高校各项事业发展具有不可替代的作用。
　　　　二、信息时代高校档案管理工作存在的问题
　　　　当前，国内高校在档案管理工作信息化转型方面做了很多努力，但仍存在一些问题，包括档案归档水平较低、缺乏信息化管理意识、信息化管理软件缺乏通用性、信息化标准不统一、安全保障体系不完善和人员专业素养不足等。
　　　　三、档案归档水平低
　　　　当前，国内很多高校对于档案管理的完整性和统一性缺乏足够的重视，多侧重于教学过程的推进和科研成果的获取，重视教学和科研工作，忽略档案管理工作的重要性。部分学校的管理层认为档案管理工作对于高校工作和学校的运营发展无足轻重[1]，因此并未重点关注档案管理工作，甚至出现降低工作标准，减少经费支持，抽调人力等现象，间接导致了高校档案管理工作基础设施设备不完善和信息化转型困难等现实问题。
　　　　就当前高校档案管理工作的推进状况而言，很多高校将档案管理工作与图书馆工作合二为一[2]，要求图书管理工作人员在完成本职工作的基础上兼职完成档案管理工作，在常规巡视和日常考核层面缺乏正规的流程设计与真实的管理情况数据反馈，暴露出关键文件不全、缺少评估记录等问题。
　　　　进入信息化时代，缺乏资源支持和人力保障的高校档案管理难以快速适应信息化转型的现实需要。整顿当前档案管理工作存在的问题，构建面向未来发展的信息化档案管理模式，对高校而言是一个不小的挑战。
　　　　四、缺乏信息化管理意识
　　　　目前，国内高校档案管理工作大多仍采用纸质档案归档方式，其归档的完整性和有效性存在一定问题。面对信息化快速发展的新时期，高校档案管理需要创新多种形式载体，并在传输模式、管理策略和考核机制等方面加以创新，使高校档案管理体系适应时代发展需求。考虑到高校管理工作的业务性和政治性较强[3]，很多高校在设置档案管理工作岗位及日常档案管理工作时，通常侧重于基础资料归档等基础工作。但是，在提升工作人员管理意识、营造积极的工作氛围、加大资金投入和信息化资源支持等方面，仍缺乏有效的管理措施和统一集中机制。
　　　　此外，在高校档案管理工作中，传统管理模式仍占据主流，档案管理信息化转型进程相对缓慢，大量数字化的档案信息难以实现实时更新和完整存储。档案管理人员缺乏信息化管理意识，导致当前高校的档案管理工作难以实现创新性转化与发展，其服务于经济社会发展的功能难以有效发挥。
　　　　五、档案管理软件缺乏通用性
从软件支撑层面来看，数字技术冲击着档案管理工作的传统模式[4]。当前市场上已经出现了面向高校档案信息集成管理与信息化资源整合需求的系统软件，需求分析及搭建软件框架的功能可以

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